Geschäftsreise mit Privatanteil – Kosten jetzt aufteilbar und absetzungsfähig. Manchmal lässt sich im Beruf das Angenehme mit dem Nützlichen verknüpfen: Nach der Konferenz in Paris ein Wochenende in der Seine-Metropole verbringen oder im Anschluss an die Tagung in Tokio noch ein paar Tage durch Japan reisen – solche Gelegenheiten nimmt man gerne mit. Weiterlesen
Die Rechtsabteilung der Kreishandwerkerschaft informiert: EuGH-Urteil ändert deutsche Kündigungsfristen für junge Arbeitnehmer.
Das deutsche Kündigungsrecht verstößt nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) gegen das Diskriminierungsverbot in der Europäischen Union. Beschäftigungszeiten vor Vollendung des 25. Lebensjahres nicht für die Kündigungsfrist anzurechnen, ist mit dem Diskriminierungsverbot nicht vereinbar, entschied der EuGH in einem Grundsatzurteil. Weiterlesen
Für die Schriftformerfordernis in arbeitsvertraglicher Ausschlussfrist genügt die Geltendmachung per E-Mail.
Verlangt eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist die schriftliche Geltendmachung von Ansprüchen innerhalb einer bestimmten Frist nach Fälligkeit der Leistung, ist diese Frist auch dann gewahrt, wenn der Anspruch vor der eingetretenen Fälligkeit der Leistung und per E-Mail geltend gemacht wird. (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16.12.2009 – 5 AZR 888/08)
Sachverhalt
Die Parteien streiten über Einmalzahlungen aus einem Tarifvertrag. Im Arbeitsvertrag des Klägers vereinbarten die Parteien, dass sich die Vergütung nach dem entsprechenden Tarifvertrag in der jeweils gültigen Fassung richten solle. Die zudem in Bezug genommenen Arbeitsvertragsrichtlinien enthalten eine Ausschlussfrist. Danach müssen Ansprüche innerhalb einer Frist von sechs Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden. Mit E-Mail vom 25.07.2006 machte der Kläger eine nach dem Tarifvertrag mit dem Juli-Gehalt auszuzahlende Einmalzahlung geltend. Die Beklagte lehnte die Zahlung per E-Mail ab. Weitere Einmalzahlungen verlangte der Kläger jeweils fristgerecht mit Schreiben.
Begründung
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass der Kläger die Ansprüche fristgerecht geltend gemacht hat. Verlange eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist die schriftliche Geltendmachung eines Anspruchs binnen einer bestimmten Frist, reiche im Zweifel die telekommunikative Übermittlung aus. Der Arbeitgeber könne den Inhalt der elektronischen Datei entweder speichern und damit jederzeit abrufen oder zumindest ausdrucken und auf diese Weise dauerhaft wiedergeben. Die E-Mail enthalte den Namen des Klägers. Der Abschluss der Erklärung sei durch eine Grußformel und Wiederholung des Namens hinreichend deutlich gemacht. Damit genüge die E-Mail des Klägers vom 25.07.2006 dem Schriftformerfordernis. Für einen abweichenden Willen der Parteien i.S.v. § 127 II 1 BGB bestünden keine Anhaltspunkte, da die Beklagte selbst zur E-Mail-Kommunikation griff, um den Anspruch abzulehnen.
Praxishinweis
Das BAG folgt der Intention des Gesetzgebers. Dieser wollte bei der Neuregelung der Formvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs ausdrücklich die E-Mail als Kommunikationsmittel im Geschäftsverkehr stärken
Dass ein Telefax dem Schriftformerfordernis genügt, hat das BAG bereits zu einem früheren Zeitpunkt klargestellt. Eine Sprachnachricht, die z.B. auf eine Voice-Box aufgesprochen wird, wird dem Formerfordernis hingegen nicht gerecht. Bei einer Geltendmachung von Ansprüchen per elektronischer Kurznachricht (SMS) ist äußerst zweifelhaft, ob ein Gericht das Schriftformerfordernis als erfüllt ansehen würde. So ist beispielsweise ein Ausdruck einer solchen Nachricht technisch nicht in der gleichen Weise ohne Weiteres möglich wie bei einer E-Mail.
Im Rahmen des Zulassungsverfahren zur Gesellen- bzw. Abschlussprüfung haben uns immer mehr Anfragen erreicht, welche Voraussetzungen an ordnungsgemäß geführte Berichtshefte zu stellen sind. Dabei stellten sich insbesondere die Fragen, wer außerbetriebliche Ausbildungsphasen unterschreiben muss und ob die fehlende Unterschrift des Ausbilders auch zu einer Nichtzulassung zur Prüfung führen kann.
Die Problematik soll anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden:
Der Auszubildende legt seinem Ausbilder die ordentlich geführten Berichtshefte zur Kontrolle vor. Die in dem Berichtsheft geführten Tätigkeitsnachweise beziehen sich auch auf zum Teil mehrwöchige Blockbeschulungen der Berufsschule sowie Maßnahmen der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung. Der Ausbilder ist sich nicht sicher, ob er die außerbetrieblichen Ausbildungsphasen auch abzeichnen muss, da er die angegebenen Inhalte nicht kontrollieren kann. Er unterschreibt daher nicht.
Gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 2 2. Alt. des Gesetzes zur Ordnung des Handwerks (HwO) und § 43 Abs. 1 Nr. 2 2. Alt. des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) ist zur Prüfung zuzulassen, wer die vorgeschriebenen schriftlichen Ausbildungsnachweise geführt hat. Eine Nichtzulassung darf daher nur bei nicht ordnungsgemäß geführten Berichtsheften ausgesprochen werden.
Wurde das Berichtsheft ordentlich geführt, darf die Zulassung eines Prüflings nicht wegen fehlender Unterschriften seines Ausbilders abgelehnt werden.
Das Gesetz setzt nur „geführte“ und nicht auch „unterschriebene“ Berichtshefte voraus.
Darüber hinaus hat der Ausbilder nach § 2 Nr. 6 der weiteren Vertragsbestimmungen zum Berufsausbildungsvertrag die Pflicht, die ordnungsgemäße Führung durch regelmäßige Abzeichnung zu überwachen. Ausbilder ist der im Berufsausbildungsvertrag festgelegte Ausbilder. Dies gilt auch für die Zeiten der Berufsschule sowie der außerbetrieblichen Ausbildung.
Werden Mängel bei der Überprüfung der Berichtshefte in der Zwischenprüfung festgestellt, sind diese dem Ausbildungsbetrieb und dem Prüfling mitzuteilen. Der Ausbilder ist im Falle der fehlenden Unterschrift auf seine oben genannte Pflicht hinzuweisen.
Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Auszubildende seinerseits das Berichtsheft gar nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt oder dem Ausbilder nicht vorgelegt hat. In diesen Fällen verletzt der Auszubildende seine Pflichten aus § 3 Nr. 7 der weiteren Vertragsbestimmungen zum Berufsausbildungsvertrag. Er kann diesbezüglich auch angemahnt und später ggf. gekündigt werden.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aber auch die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt ergänzend Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsorte (§ 14 b UStG). Danach gilt, dass der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, 10 Jahre aufzubewahren hat.
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen vielfach überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Buchführungsunterlagen und sonstige Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung bzw. deren Überprüfbarkeit von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.
Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von
10 Jahren für:
Handelsbücher/Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege
6 Jahren für:
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt:
- begonnene Außenprüfung
- vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
- anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB und § 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Werden die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege nicht im Original aufbewahrt, muss die Aufbewahrung dergestalt erfolgen, dass eine originalgetreue bildliche Wiedergabe gewährleistet ist. Die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können optisch (Mikrofilm) oder elektrooptisch (Speicherplatte) aufgezeichnet werden. In diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Nach der steuerlichen Vorschrift des § 146 Abs. 2 AO ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31.07.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinweisen.
Die Gewährung eines Investitionsabzugsbetrages setzt u. a. voraus, dass der Steuerpflichtige beabsichtigt, das begünstigte Wirtschaftsgut in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebs ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich zu nutzen (= betriebliche Nutzung zu mindestens 90 %). Des Weiteren muss der Steuerpflichtige das begünstigte Wirtschaftsgut in den beim Finanzamt einzureichenden Unterlagen seiner Funktion nach benennen und die Höhe der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten angeben.
Das Einkommensteuergesetz regelt indes nicht, wie die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung zu belegen ist. Seitens des Gesetzgebers wird lediglich eine „Prognoseentscheidung“ gefordert, ohne dass erkennbar ist, ob und wie diese Prognose darzulegen bzw. glaubhaft zu machen ist.
Für einen betrieblichen Pkw, der auch privat genutzt werden soll, kann die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung des Pkw dadurch dargelegt werden, dass der Steuerpflichtige geltend macht, den (ausreichenden) betrieblichen Nutzungsanteil mittels eines Fahrtenbuches zu dokumentieren.
Dem steht nach dem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 26.11.2009 nicht entgegen, dass der Steuerpflichtige für ein im Zeitpunkt der Geltendmachung des Investitionsabzugsbetrages vorhandenes Fahrzeug den privaten Nutzungsanteil unter Anwendung der sogenannten 1-%-Regelung ermittelt.
Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und andere Altersvorsorgeaufwendungen können weiterhin nur beschränkt als Sonderausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Gemäß Urteil des BFH (Az. X R 34/07) sind die Regelungen des Alterseinkünftegesetzes dazu nicht zu beanstanden.
Mit dem Alterseinkünftegesetz von 2005 werden die Renteneinnahmen als steuerbar eingestuft; die Altersvorsorgeaufwendungen seien, so die Richter am Bundesfinanzhof (BFH), damit begrifflich im Wesentlichen Erwerbsaufwendungen. Der Gesetzgeber habe diese Ausgaben jedoch durch eine Sonderregelung dem Sonderausgabenabzug zugeordnet. Diese Vorgehensweise sei, so der BFH, durchaus verfassungsgemäß, denn ab dem Jahr 2025 seien die Aufwendungen in aller Regel in vollem Umfang als Sonderausgaben steuerlich zu berücksichtigen.
Auch die Übergangsregelung bis dahin sei nicht zu beanstanden: Es müsse in jedem Einzelfall gewährleistet sein, dass Renteneinnahmen, die auf bereits versteuertem Einkommen beruhen, nicht erneut der Besteuerung unterworfen werden dürfen. Ob eine unzulässige Doppelbesteuerung vorliege, könne erst in den Jahren geprüft werden, in denen die Renteneinnahmen zufließen.
Neuregelung bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern seit 1.1.2010
Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften müssen sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die sie seit dem 1.1.2008 mit Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis 150 € angeschafft oder hergestellt haben, sofort abschreiben. Liegt der Kaufpreis darüber, aber noch unter 1.000 €, müssen die Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten zusammengefasst und unabhängig von der Verbleibensdauer im Unternehmen über einen Zeitraum von 5 Jahren gleichmäßig abgeschrieben werden.
Nur noch die Bezieher von Überschusseinkünften (wie z. B. aus nicht selbstständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung) hatten die Möglichkeit, geringwertige Wirtschaftsgüter bis 410 € im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Das Wachstumsbeschleunigungsgesetz führt nunmehr bei den Gewinneinkünften für Wirtschaftsgüter, die ab dem 1.1.2010 angeschafft oder hergestellt werden, eine Wahlmöglichkeit ein.
Sofortabschreibung: Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten 410 € nicht übersteigen, können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden. Wird von dem Wahlrecht Gebrauch gemacht, sind GWG, die den Betrag von 150 € übersteigen, in einem laufenden Verzeichnis zu erfassen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Entscheidet sich der Unternehmer für die Sofortabschreibung der GWG unter 410 €, gelten für Wirtschaftsgüter über 410 € die allgemeinen Abschreibungsregelungen.
Sammelposten: Nach wie vor besteht die Möglichkeit, GWG über 150 € und unter 1.000 € in einen jahresbezogenen Sammelposten einzustellen und über 5 Jahre abzuschreiben. Sie brauchen dann nicht in ein laufendes Verzeichnis aufgenommen werden. Neu ist hier, dass der Unternehmer auch Wirtschaftsgüter unter 150 € in den Sammelposten aufnehmen kann und nicht zwingend im Jahr der Anschaffung voll abschreiben muss.
Anmerkung: Es gilt zu beachten, dass das Wahlrecht für die Sofortabschreibung oder den Sammelposten für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter nur einheitlich ausgeübt werden kann.
Neue Verwaltungsanweisung zur steuerlichen Erfassung der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs
In einem aktuellen Erlass vom 18.11.2009 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zur steuerlichen Behandlung der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge Stellung genommen. Danach dürfen Selbstständige ihre Privatfahrten nur dann pauschal beim Finanzamt abrechnen, wenn sie den Pkw zu mehr als 50 Prozent für Firmenzwecke verwenden. Ansonsten müssen sie sich die lästige Arbeit machen, ein Fahrtenbuch zu führen. Das BMF hat im einzelnen vorgegeben, wie sich die betriebliche Nutzung belegen und ein Fahrtenbuch vermeiden lässt.
In dem vorgelegten Erlass hat das BMF die bisher von der Finanzverwaltung praktizierte sog. „Junggesellenregelung“ aufgegeben. Hat der Steuerpflichtige mehrere Fahrzeuge in seinem Betriebsvermögen, muss im Ergebnis für sämtliche Fahrzeuge die private Nutzung versteuert werden, sofern er dies nicht durch ein Fahrtenbuch widerlegen kann – bisher wurde das Fahrzeug mit dem höchsten Bruttolistenpreis für die Besteuerung der privaten Nutzung herangezogen.
Die Regelungen gelten für Unternehmer, Freiberufler, Landwirte sowie Gesellschafter einer KG, oHG oder GbR.
Im Einzelfall wird zu überlegen sein, ob es nicht vorteilhafter ist, Fahrzeuge aus dem Betriebsvermögen in das Privatvermögen zu überführen und die betrieblichen Fahrten durch eine sog. Nutzungseinlage als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen.
Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Abfindung, weil dieser seine Wochenarbeitszeit aufgrund eines Vertrages zur Änderung des Arbeitsverhältnisses unbefristet reduziert, so kann darin eine begünstigt zu besteuernde Entschädigung i.S.v. § 24 Nr.1 lit a EStG liegen. Im konkreten Fall hat eine Arbeitnehmerin, die spätere Klägerin, ihre Wochenstundenzahl um die Hälfte reduziert. Als Gegenzug hierfür zahlte die Arbeitgeberin der Klägerin eine Ausgleichszahlung von 17.000 EUR.
Das Finanzamt und das Finanzgericht widersprachen einer steuerbegünstigten Entschädigung, da das Arbeitsverhältnis nicht beendet wurde, sondern nur die wöchentliche Arbeitszeit dauerhaft verringert worden wäre. Dieser Auffassung widersprach der Bundesfinanzhof. Er führte aus, dass eine Entschädigung nach o.g. Vorschrift als Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen gewährt werde. Das Gesetz verlangt nicht, dass das Arbeitsverhältnis gänzlich beendet werden müsste. Die Vorschrift setze lediglich voraus, dass Einnahmen wegfallen und dass dafür Ersatz geleistet wird. So verhält es sich im vorliegenden Fall, wenn eine Vollzeitbeschäftigung in eine Teilzeitbeschäftigung umgewandelt wird und die betroffene Arbeitnehmerin hierfür abgefunden wird.
BFH, Urt. v. 25.08.2009 – IX R 3/09
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