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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aber auch die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt ergänzend Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsorte (§ 14 b UStG). Danach gilt, dass der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, 10 Jahre aufzubewahren hat.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen vielfach überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Buchführungsunterlagen und sonstige Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung bzw. deren Überprüfbarkeit von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.

Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von 

10 Jahren für:

Handelsbücher/Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege

6 Jahren für:

empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt: 

  • begonnene Außenprüfung
  • vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
  • anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB und § 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Werden die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege nicht im Original aufbewahrt, muss die Aufbewahrung dergestalt erfolgen, dass eine originalgetreue bildliche Wiedergabe gewährleistet ist. Die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können optisch (Mikrofilm) oder elektrooptisch (Speicherplatte) aufgezeichnet werden. In diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Nach der steuerlichen Vorschrift des § 146 Abs. 2 AO ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31.07.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinweisen.

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Lossprechung 2010 bei Gold- und Silberschmieden

Berufsnachwuchs bei den Gold- und Silber-schmieden im Dutzend

Dass eine Ausbildung im Gold- und Silberschmiede-Handwerk nach wie vor gefragt ist, zeigt die diesjährige Lossprechungsfeier, zu der Obermeister Karl-Heinz Bründt am 4. März 2010 rund 70 Gäste im großen Sitzungssaal der Kreishandwerkerschaft Düsseldorf begrüßen konnte. Zwölf junge Menschen hatten die Gesellenprüfung mit größtenteils hervorragenden Ergebnissen bestanden.

In den letzten Jahren erfolgte die Überreichung der Gesellenbriefe recht unspektakulär. Diesmal hatten die Auszubildenden gebeten, in einem besonderen Rahmen das erfolgreiche Ende ihrer Ausbildung zu feiern. Diesem Wunsch kamen Obermeister Bründt und sein Vorstand mit großer Freude nach.

Bründt betonte in seiner Festrede, dass gerade das Gold- und Silberschmiede-Handwerk eine große Liebe zum Beruf erfordere. Diese zeige sich insbesondere bei den einzelnen Gesellenstücken, die in diesem Jahr unter der Aufgabenstellung „Öffnen und Schließen“ anzufertigen waren. Er dankte ausdrücklich den Mitgliedern des Prüfungsausschusses unter der Leitung von Wolfgang Witt für ihr hohes Engagement bei den vielen zurückliegenden Zwischen- und Gesellenprüfungen.

Auch Kreishandwerksmeister Thomas Dopheide zeigte sich erfreut von dem hohen Ausbildungsstandard bei den Gold- und Silberschmieden. Jeder der erfolgreichen Prüflinge bekam den Gesellenbrief persönlich überreicht. Im Anschluss hatte allerdings auch jeder sein Gesellenstück in ein, zwei Sätzen den Anwesenden zu erklären, dafür bekamen sie alle auch den zustehenden Applaus. Als Jahrgangsbeste wurde Sandra Spörk aus dem Düsseldorfer Goldschmiedebetrieb Joachim Dahmen besonders ausgezeichnet.

Nach dem offiziellen Teil gab es dann noch genügend Gelegenheit bei einem reichhaltigen Buffet zum gegenseitigen Austausch über die zurückliegende Lehrzeit oder Pläne für die Zukunft.

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EU: Vizepräsident Antonio Tajani beim Handwerk in Düsseldorf

Besuch von der EU-Kommission bei der Karosseriebauer-Innung Düsseldorf: Einen ganz besonderen europäischen Gast konnte der Obermeister der Karosseriebauer-Innung Düsseldorf in seinem Betrieb am 4. März 2010 begrüßen: den neugewählten Vizepräsidenten der EU-Kommission Antonio Tajani. Dieser ist bei der Europäischen Union zuständig für den Bereich Industrie und Unternehmen.    

     

Bei seinem Besuch im Düsseldorfer Karosseriebau- und Lackiererbetrieb Thedens GmbH betonte Tajani: „Die Automobilwirtschaft ist weit mehr als nur Industrie“. Zur Kfz-Branche gehöre natürlich auch mittelständische Zulieferunternehmen und der große Bereich handwerklicher Reparaturen. Detlev Thedens zeigte seinem Gast diesen handwerklichen Teil auf höchstem Niveau. Seine Dienstleistungen reichen vom Aufbereiten ganzer Leasingflotten für den Gebrauchtwagenmarkt bis zur Lackierung von LKW-Aufbauten und Eisenbahnen für Kunden in Europa und Asien.    

Tajani lobte die hohe Professionalität und ganz besonders das gute Miteinander im besuchten Handwerksbetrieb. Wie wichtig ein gemeinsames Handeln im Team sei, davon konnte auch der aktuelle Silbermedaillengewinner im Zweier-Bob Richard Adjei berichten. Der gerade aus Vancouver zurückgekehrte Olympiateilnehmer ist Mitarbeiter bei der Thedens GmbH und zeigte stolz dem europäischen Gast seine Medaille.    

     

Kommissar Tajani hob hervor, für wie wichtig er die kleinen und mittleren Unternehmen für Beschäftigung und Wachstum in Europa hält. Deshalb unterstrich er gleich zu Beginn, dass das gerade neu verabschiedete Zehn-Jahres-Programm EUROPA 2020 der Europäischen Kommission einen besonderen Schwerpunkt auf die Förderung des Mittelstandes lege.    

Dass ihm persönlich das Handwerk und der Mittelstand am Herzen liege, könne man schon daran erkennen, dass er in Düsseldorf zuerst einen Handwerksbetrieb und erst anschließend die Industrie aufgesucht habe. Obermeister Thedens ließ es sich nicht nehmen seinen Gast in die neue Image-Kampagne des Deutschen Handwerks einzubinden und überreichte ihm ein Shirt, damit er auch sichtbar Retter des Mittelstandes sei.

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Protest zeigt Erfolg: Bundesmittel für CO² Gebäudesanierungsprogramm bleiben

CO2-Gebäudesanierungsprogramm: Bundesmittel werden in unveränderter Höhe bereitgestellt.

Im Entwurf des Bundeshaushaltsplanes 2010 war eine Halbierung der KfW-Fördermittel für Maßnahmen zur energetischen Gebäudesanierung vorgesehen. Diese Kürzungsabsicht stieß auf regen Protest seitens der Baugewerblichen Verbände. Die Kreishandwerkerschaft Düsseldorf hat sich diesem Protest angeschlossen und dem Düsseldorfer Bundestagsabgeordneten Jarzombek diesbezüglich ebenfalls angeschrieben. Unsere Proteste hatten nun Erfolg! Die nachfolgende Antwort haben wir von Thomas Jarzombek daraufhin erhalten.

Wir danken Thomas Jarzombek für seine Unterstützung in dieser Angelegenheit.

Die Kreishandwerkerschaft Düsseldorf als Ihre Interessenvertretung wird sich auch weiterhin bei Politik und öffentlicher Verwaltung für die Anliegen ihrer Mitgliedsbetriebe einsetzen.

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Investitionsabzugsbetrag für betrieblichen PKW

Die Gewährung eines Investitionsabzugsbetrages setzt u. a. voraus, dass der Steuerpflichtige beabsichtigt, das begünstigte Wirtschaftsgut in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebs ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich zu nutzen (= betriebliche Nutzung zu mindestens 90 %). Des Weiteren muss der Steuerpflichtige das begünstigte Wirtschaftsgut in den beim Finanzamt einzureichenden Unterlagen seiner Funktion nach benennen und die Höhe der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten angeben.

Das Einkommensteuergesetz regelt indes nicht, wie die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung zu belegen ist. Seitens des Gesetzgebers wird lediglich eine „Prognoseentscheidung“ gefordert, ohne dass erkennbar ist, ob und wie diese Prognose darzulegen bzw. glaubhaft zu machen ist.

Für einen betrieblichen Pkw, der auch privat genutzt werden soll, kann die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung des Pkw dadurch dargelegt werden, dass der Steuerpflichtige geltend macht, den (ausreichenden) betrieblichen Nutzungsanteil mittels eines Fahrtenbuches zu dokumentieren.

Dem steht nach dem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 26.11.2009 nicht entgegen, dass der Steuerpflichtige für ein im Zeitpunkt der Geltendmachung des Investitionsabzugsbetrages vorhandenes Fahrzeug den privaten Nutzungsanteil unter Anwendung der sogenannten 1-%-Regelung ermittelt.

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Kampagne: Tischler vs. Schreiner

Mit der Kampagne „Tischler vs. Schreiner“ wirbt die Bundesorganisation des deutschen Tischlerhandwerks zusammen mit den Landesverbänden um Ausbildungsnachwuchs. Zentraler Bestandteil der Kampagne ist eine Präsenz im Netzwerk SchülerVZ, die unter Tischler-vs-schreiner.de zu erreichen ist. Außerdem wird mit Plakaten an Schulen und in Ausbildungsbetrieben, Viralspots im Netz und weiteren Online-Maßnahmen auf die Aktion aufmerksam gemacht. Weiterlesen

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Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Neuregelung bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern seit 1.1.2010

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften müssen sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die sie seit dem 1.1.2008 mit Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis 150 € angeschafft oder hergestellt haben, sofort abschreiben. Liegt der Kaufpreis darüber, aber noch unter 1.000 €, müssen die Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten zusammengefasst und unabhängig von der Verbleibensdauer im Unternehmen über einen Zeitraum von 5 Jahren gleichmäßig abgeschrieben werden.

Nur noch die Bezieher von Überschusseinkünften (wie z. B. aus nicht selbstständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung) hatten die Möglichkeit, geringwertige Wirtschaftsgüter bis 410 € im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Das Wachstumsbeschleunigungsgesetz führt nunmehr bei den Gewinneinkünften für Wirtschaftsgüter, die ab dem 1.1.2010 angeschafft oder hergestellt werden, eine Wahlmöglichkeit ein.

Sofortabschreibung: Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten 410 € nicht übersteigen, können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden. Wird von dem Wahlrecht Gebrauch gemacht, sind GWG, die den Betrag von 150 € übersteigen, in einem laufenden Verzeichnis zu erfassen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Entscheidet sich der Unternehmer für die Sofortabschreibung der GWG unter 410 €, gelten für Wirtschaftsgüter über 410 € die allgemeinen Abschreibungsregelungen.

Sammelposten: Nach wie vor besteht die Möglichkeit, GWG über 150 € und unter 1.000 € in einen jahresbezogenen Sammelposten einzustellen und über 5 Jahre abzuschreiben. Sie brauchen dann nicht in ein laufendes Verzeichnis aufgenommen werden. Neu ist hier, dass der Unternehmer auch Wirtschaftsgüter unter 150 € in den Sammelposten aufnehmen kann und nicht zwingend im Jahr der Anschaffung voll abschreiben muss.

Anmerkung: Es gilt zu beachten, dass das Wahlrecht für die Sofortabschreibung oder den Sammelposten für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter nur einheitlich ausgeübt werden kann.

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Herbst-Mitgliederversammlung der Baugewerbe-Innung Düsseldorf

„Scheint dem Handwerk wieder die Sonne!“ 

Am 03.12.2009 konnte Obermeister Henning Endler die zahlreich erschienenen Mitglieder der Baugewerbe-Innung Düsseldorf traditionell im Rittersaal des „Uerige“ begrüßen. Zu den besonderen Gästen des Abends zählte Kreishandwerksmeister Thomas Dopheide, der es sich nicht nehmen ließ, ein Begrüßungswort an die anwesenden Betriebsinhaber zu richten. Weiterlesen

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Privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs

Neue Verwaltungsanweisung zur steuerlichen Erfassung der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs

In einem aktuellen Erlass vom 18.11.2009 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zur steuerlichen Behandlung der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge Stellung genommen. Danach dürfen Selbstständige ihre Privatfahrten nur dann pauschal beim Finanzamt abrechnen, wenn sie den Pkw zu mehr als 50 Prozent für Firmenzwecke verwenden. Ansonsten müssen sie sich die lästige Arbeit machen, ein Fahrtenbuch zu führen. Das BMF hat im einzelnen vorgegeben, wie sich die betriebliche Nutzung belegen und ein Fahrtenbuch vermeiden lässt.

In dem vorgelegten Erlass hat das BMF die bisher von der Finanzverwaltung praktizierte sog. „Junggesellenregelung“ aufgegeben. Hat der Steuerpflichtige mehrere Fahrzeuge in seinem Betriebsvermögen, muss im Ergebnis für sämtliche Fahrzeuge die private Nutzung versteuert werden, sofern er dies nicht durch ein Fahrtenbuch widerlegen kann – bisher wurde das Fahrzeug mit dem höchsten Bruttolistenpreis für die Besteuerung der privaten Nutzung herangezogen.

Die Regelungen gelten für Unternehmer, Freiberufler, Landwirte sowie Gesellschafter einer KG, oHG oder GbR.

Im Einzelfall wird zu überlegen sein, ob es nicht vorteilhafter ist, Fahrzeuge aus dem Betriebsvermögen in das Privatvermögen zu überführen und die betrieblichen Fahrten durch eine sog. Nutzungseinlage als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen.

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Entschädigung für Arbeitszeitreduzierung

Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Abfindung, weil dieser seine Wochenarbeitszeit aufgrund eines Vertrages zur Änderung des Arbeitsverhältnisses unbefristet reduziert, so kann darin eine begünstigt zu besteuernde Entschädigung i.S.v. § 24 Nr.1 lit a EStG liegen. Im konkreten Fall hat eine Arbeitnehmerin, die spätere Klägerin, ihre Wochenstundenzahl um die Hälfte reduziert. Als Gegenzug hierfür zahlte die Arbeitgeberin der Klägerin eine Ausgleichszahlung von 17.000 EUR.

Das Finanzamt und das Finanzgericht widersprachen einer steuerbegünstigten Entschädigung, da das Arbeitsverhältnis nicht beendet wurde, sondern nur die wöchentliche Arbeitszeit dauerhaft verringert worden wäre. Dieser Auffassung widersprach der Bundesfinanzhof. Er führte aus, dass eine Entschädigung nach o.g. Vorschrift als Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen gewährt werde. Das Gesetz verlangt nicht, dass das Arbeitsverhältnis gänzlich beendet werden müsste. Die Vorschrift setze lediglich voraus, dass Einnahmen wegfallen und dass dafür Ersatz geleistet wird. So verhält es sich im vorliegenden Fall, wenn eine Vollzeitbeschäftigung in eine Teilzeitbeschäftigung umgewandelt wird und die betroffene Arbeitnehmerin hierfür abgefunden wird.

BFH, Urt. v. 25.08.2009 – IX R 3/09

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