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Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aber auch die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt ergänzend Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsorte (§ 14 b UStG). Danach gilt, dass der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, 10 Jahre aufzubewahren hat.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen vielfach überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Buchführungsunterlagen und sonstige Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung bzw. deren Überprüfbarkeit von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.

Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von 

10 Jahren für:

Handelsbücher/Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege

6 Jahren für:

empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt: 

  • begonnene Außenprüfung
  • vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
  • anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB und § 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Werden die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege nicht im Original aufbewahrt, muss die Aufbewahrung dergestalt erfolgen, dass eine originalgetreue bildliche Wiedergabe gewährleistet ist. Die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können optisch (Mikrofilm) oder elektrooptisch (Speicherplatte) aufgezeichnet werden. In diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Nach der steuerlichen Vorschrift des § 146 Abs. 2 AO ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31.07.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinweisen.

Besuch von der EU-Kommission bei der Karosseriebauer-Innung Düsseldorf: Einen ganz besonderen europäischen Gast konnte der Obermeister der Karosseriebauer-Innung Düsseldorf in seinem Betrieb am 4. März 2010 begrüßen: den neugewählten Vizepräsidenten der EU-Kommission Antonio Tajani. Dieser ist bei der Europäischen Union zuständig für den Bereich Industrie und Unternehmen.    

     

Bei seinem Besuch im Düsseldorfer Karosseriebau- und Lackiererbetrieb Thedens GmbH betonte Tajani: „Die Automobilwirtschaft ist weit mehr als nur Industrie“. Zur Kfz-Branche gehöre natürlich auch mittelständische Zulieferunternehmen und der große Bereich handwerklicher Reparaturen. Detlev Thedens zeigte seinem Gast diesen handwerklichen Teil auf höchstem Niveau. Seine Dienstleistungen reichen vom Aufbereiten ganzer Leasingflotten für den Gebrauchtwagenmarkt bis zur Lackierung von LKW-Aufbauten und Eisenbahnen für Kunden in Europa und Asien.    

Tajani lobte die hohe Professionalität und ganz besonders das gute Miteinander im besuchten Handwerksbetrieb. Wie wichtig ein gemeinsames Handeln im Team sei, davon konnte auch der aktuelle Silbermedaillengewinner im Zweier-Bob Richard Adjei berichten. Der gerade aus Vancouver zurückgekehrte Olympiateilnehmer ist Mitarbeiter bei der Thedens GmbH und zeigte stolz dem europäischen Gast seine Medaille.    

     

Kommissar Tajani hob hervor, für wie wichtig er die kleinen und mittleren Unternehmen für Beschäftigung und Wachstum in Europa hält. Deshalb unterstrich er gleich zu Beginn, dass das gerade neu verabschiedete Zehn-Jahres-Programm EUROPA 2020 der Europäischen Kommission einen besonderen Schwerpunkt auf die Förderung des Mittelstandes lege.    

Dass ihm persönlich das Handwerk und der Mittelstand am Herzen liege, könne man schon daran erkennen, dass er in Düsseldorf zuerst einen Handwerksbetrieb und erst anschließend die Industrie aufgesucht habe. Obermeister Thedens ließ es sich nicht nehmen seinen Gast in die neue Image-Kampagne des Deutschen Handwerks einzubinden und überreichte ihm ein Shirt, damit er auch sichtbar Retter des Mittelstandes sei.

CO2-Gebäudesanierungsprogramm: Bundesmittel werden in unveränderter Höhe bereitgestellt.

Im Entwurf des Bundeshaushaltsplanes 2010 war eine Halbierung der KfW-Fördermittel für Maßnahmen zur energetischen Gebäudesanierung vorgesehen. Diese Kürzungsabsicht stieß auf regen Protest seitens der Baugewerblichen Verbände. Die Kreishandwerkerschaft Düsseldorf hat sich diesem Protest angeschlossen und dem Düsseldorfer Bundestagsabgeordneten Jarzombek diesbezüglich ebenfalls angeschrieben. Unsere Proteste hatten nun Erfolg! Die nachfolgende Antwort haben wir von Thomas Jarzombek daraufhin erhalten.

Wir danken Thomas Jarzombek für seine Unterstützung in dieser Angelegenheit.

Die Kreishandwerkerschaft Düsseldorf als Ihre Interessenvertretung wird sich auch weiterhin bei Politik und öffentlicher Verwaltung für die Anliegen ihrer Mitgliedsbetriebe einsetzen.

Die Gewährung eines Investitionsabzugsbetrages setzt u. a. voraus, dass der Steuerpflichtige beabsichtigt, das begünstigte Wirtschaftsgut in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebs ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich zu nutzen (= betriebliche Nutzung zu mindestens 90 %). Des Weiteren muss der Steuerpflichtige das begünstigte Wirtschaftsgut in den beim Finanzamt einzureichenden Unterlagen seiner Funktion nach benennen und die Höhe der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten angeben.

Das Einkommensteuergesetz regelt indes nicht, wie die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung zu belegen ist. Seitens des Gesetzgebers wird lediglich eine „Prognoseentscheidung“ gefordert, ohne dass erkennbar ist, ob und wie diese Prognose darzulegen bzw. glaubhaft zu machen ist.

Für einen betrieblichen Pkw, der auch privat genutzt werden soll, kann die Absicht der ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblichen Nutzung des Pkw dadurch dargelegt werden, dass der Steuerpflichtige geltend macht, den (ausreichenden) betrieblichen Nutzungsanteil mittels eines Fahrtenbuches zu dokumentieren.

Dem steht nach dem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 26.11.2009 nicht entgegen, dass der Steuerpflichtige für ein im Zeitpunkt der Geltendmachung des Investitionsabzugsbetrages vorhandenes Fahrzeug den privaten Nutzungsanteil unter Anwendung der sogenannten 1-%-Regelung ermittelt.

Mit der Kampagne „Tischler vs. Schreiner“ wirbt die Bundesorganisation des deutschen Tischlerhandwerks zusammen mit den Landesverbänden um Ausbildungsnachwuchs. Zentraler Bestandteil der Kampagne ist eine Präsenz im Netzwerk SchülerVZ, die unter Tischler-vs-schreiner.de zu erreichen ist. Außerdem wird mit Plakaten an Schulen und in Ausbildungsbetrieben, Viralspots im Netz und weiteren Online-Maßnahmen auf die Aktion aufmerksam gemacht. Weiterlesen

Neuregelung bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern seit 1.1.2010

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften müssen sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die sie seit dem 1.1.2008 mit Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis 150 € angeschafft oder hergestellt haben, sofort abschreiben. Liegt der Kaufpreis darüber, aber noch unter 1.000 €, müssen die Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten zusammengefasst und unabhängig von der Verbleibensdauer im Unternehmen über einen Zeitraum von 5 Jahren gleichmäßig abgeschrieben werden.

Nur noch die Bezieher von Überschusseinkünften (wie z. B. aus nicht selbstständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung) hatten die Möglichkeit, geringwertige Wirtschaftsgüter bis 410 € im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Das Wachstumsbeschleunigungsgesetz führt nunmehr bei den Gewinneinkünften für Wirtschaftsgüter, die ab dem 1.1.2010 angeschafft oder hergestellt werden, eine Wahlmöglichkeit ein.

Sofortabschreibung: Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten 410 € nicht übersteigen, können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden. Wird von dem Wahlrecht Gebrauch gemacht, sind GWG, die den Betrag von 150 € übersteigen, in einem laufenden Verzeichnis zu erfassen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Entscheidet sich der Unternehmer für die Sofortabschreibung der GWG unter 410 €, gelten für Wirtschaftsgüter über 410 € die allgemeinen Abschreibungsregelungen.

Sammelposten: Nach wie vor besteht die Möglichkeit, GWG über 150 € und unter 1.000 € in einen jahresbezogenen Sammelposten einzustellen und über 5 Jahre abzuschreiben. Sie brauchen dann nicht in ein laufendes Verzeichnis aufgenommen werden. Neu ist hier, dass der Unternehmer auch Wirtschaftsgüter unter 150 € in den Sammelposten aufnehmen kann und nicht zwingend im Jahr der Anschaffung voll abschreiben muss.

Anmerkung: Es gilt zu beachten, dass das Wahlrecht für die Sofortabschreibung oder den Sammelposten für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter nur einheitlich ausgeübt werden kann.

Maler und Lackiererinnung Düsseldorf feiert Jubiläum

Der Gründungstag 9. September 1884 war der Anlass zu einem kleinen Empfang am 09.09.09 im Haus des Handwerks auf der Klosterstrasse.

Über 60 Gäste folgten der Einladung und verbrachten einen schönen Abend miteinander. Kreishand-werksmeister Thomas Dopheide überreichte die Jubiläumsurkunde der Kreishandwerkerschaft und sprach in seiner Rede deutlich über die gemeinsame Arbeit aller in einem Team und den daraus resultierenden Erfolg.

Landesinnungsmeister Peter Bartz überbrachte die Urkunde des Landesinnungsverbandes Nordrhein und lobte in seiner Ansprache insbesondere die hervorragenden Verdienste der Innung im Bereich Ausbildung.

Das Berufsbildungs- und Technologiezentrum (BTZ) unter der Leitung von Gerhard Blessing schenkte etwas ganz besonderes: Einen Düsseldorfer Radschläger in den Farben von Smart Innung Mobil, lackiert im ÜBL-Zentrum der Fahrzeuglackierer.

Eine launige PowerPoint-Präsentation zeigte den Weg von Tappetten, Tapisserien über gemalte Leinendrucke bis zur heutigen Tapete und den Weg von der Schildlaus und Schellack bis zum heutigen Spritzverfahren.

Obermeister Heiner Pistorius bedankte sich bei allen, die mit zum großen Erfolg der Maler- und Lackiererinnung Düsseldorf und dem BTZ beigetragen haben. Das Ausbildungszentrum Auf’m Tetelberg ist in seiner Art einzigartig und wurde in diesem Sommer mit dem Georg-Schulhoff-Preis ausgezeichnet.

Der neue gestaltete Internetauftritt wurde erwähnt und die große Feier zum Jubiläum. Diese wird stattfinden am Freitag, 26. November 2010, im Hotel Hilton in Düsseldorf.

Das genussvolles Buffet der Hausbrauerei „Zum Schlüssel“, einige leckere Alt und angeregte Gespräche ließen diesen Abend in angenehmer Atmosphäre ausklingen.