Neuer Gesetzesentwurf: Unternehmer sollen spätestens ab 1. Januar 2017 elektronische Registrierkassen einsetzen, die alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen können. Ab Januar 2019 müssen diese zusätzlich noch über eine Sicherheitseinrichtung verfügen, die eine nachträgliche Veränderung der Aufzeichnungen ausschließt.

Unternehmer, die elektronische Kassen im Einsatz haben, sollten darauf achten, dass diese ab 2017 die gesetzlichen Vorgaben erfüllen (das Führen einer offenen Ladenkasse bleibt aber nach wie vor möglich).

Hintergrund ist, dass sich bei einigen Kassensystemen Einnahmen unkompliziert aus den Aufzeichnungen entfernen lassen. Das bietet Möglichkeiten zur Steuerhinterziehung, die das Finanzamt gerne abstellen würde. Zweifeln Finanzbeamte an den Angaben über Umsatz und Gewinn – gerade bei Betrieben mit hohen Bargeldbewegungen – wird schnell eine Hinzuschätzung vorgenommen. Um dies zu vermeiden, ist eine genaue Kassenführung äußerst wichtig.

1. Aufzeichnungspflicht
Kassenaufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Es gilt in der Regel die Einzelaufzeichnungspflicht – d.h. jedes Handelsgeschäft muss sich aus den Aufzeichnungen ergeben und darf nicht mehr verändert werden können.

Es ist es dem Unternehmer überlassen, welche Kasse er dabei nutzen will:

Offene Ladenkassen
Diese Kassen werden ohne technische Unterstützung geführt. Es ist ein Kassenbericht zu erstellen (nachvollziehbare Ermittlung der Bareinnahmen), der wie folgt aussehen kann:

Kassenbestand zum Geschäftsschluss
./. Anfangsbestand (Kassenbestand vom Vortag)
= Zwischensumme
+ betriebliche Ausgaben
+ Geldtransit Bank
+ Privatentnahme
./. Privateinlage
= Bareinnahme des Tages

Elektronische Registrierkassen
Mittels Datenverarbeitungssystem erstelle Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ebenso alle steuerlich wichtigen Daten inklusive der Rechnungen, die elektronisch mit dem Gerät erzeugt worden sind.

PC-Kassensystem
Die Tagesumsätze werden gesichert. Zugriff auf alle getätigten Einzelumsätze der Kasse ist jederzeit möglich. Diese Computersysteme bieten Analysemöglichkeiten – häufig verknüpft mit Warenbewirtschaftungssystemen.

2. Die Übergangsregelung für elektronische Registrierkassen endet 2016
Elektronische Registrierkassen, die nicht alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen und abspeichern können, dürfen nur noch bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. Unternehmer, die solche Registrierkasse nutzen, müssen umrüsten. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Kasse angeschafft werden soll. Berücksichtigen Sie dabei auch die künftigen Anforderungen.

3. Künftige Anforderungen (in Planung)
Ein Entwurf des Bundesfinanzministerium zum „Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sieht folgende Maßnahmen vor, die bereits ab dem Jahr 2019 gelten sollen.

Verpflichtender Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung
Elektronische Registrierkassen müssen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung besitzen, die eine Veränderung der Aufzeichnungen verhindert.

Einführung einer Kassen-Nachschau
Diese kann unangekündigt zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten in den Betriebsräumen erfolgen. Dabei sind die entsprechenden Aufzeichnungen über die Kassenführung vorzulegen. Sowohl computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen als auch offene Ladenkassen sollen überprüft werden können. Werden Mängel an den Kassenaufzeichnungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung entdeckt, kann – ohne vorherige Anordnung – eine Außenprüfung angeschlossen werden.

Sanktionierung von Verstößen
Werden Verstöße festgestellt, kann dies als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Gleichgültig, ob ein steuerlicher Schaden tatsächlich entstanden ist.

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