Datenschutz in der betrieblichen Praxis
Achtung: Verstöße gegen den Datenschutz sind keine Kavaliersdelikte mehr. Was bisher selbstverständliche Praxis war, kann heute für Handwerker zur Stolperfalle werden. Datenschutz wird mit seinen formalen Dokumentations- und Informationspflichten jedoch häufig als bürokratisch empfunden. „Im betrieblichen Alltag wird dem Thema oftmals nicht die gebotene Priorität eingeräumt. Das sollten die Unternehmen schnell ändern“, rät Holger Schwannecke, Generalsekretär des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH).
Schon Handwerksbetriebe, die ehemalige Kunden mit einem Newsletter über neue Angebote auf dem Laufenden halten wollen, müssen Daten erfassen. Hier gilt der Grundsatz: Entweder ein Gesetz erlaubt die beabsichtigte Datennutzung ausdrücklich oder derjenige, dessen Daten genutzt werden sollen, willigt in die Nutzung ein. „Gerade die kundenorientiert arbeitenden Handwerksbetriebe müssen diesen Grundsatz verinnerlichen und ihre Datenverarbeitung danach ausrichten“, so Schwannecke. Denn liegt das Einverständnis nicht vor, ist jede Erhebung, Speicherung und Nutzung von Kundendaten zunächst einmal verboten.
Das Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet die Betriebe zudem zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, sobald regelmäßig mehr als neun Mitarbeiter persönliche Daten automatisiert verarbeiten. Hierfür reicht bereits der Zugriff auf die in Excel gespeicherte Kundendatei aus.
Zum vielfältigen Aufgabenspektrum eines betrieblichen Datenschutz-beauftragten gehört die Beratung die Geschäftsführung in allen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten. Werden beispielsweise neue Verfahrensabläufe eingeführt, sind diese auf Risiken zu prüfen und ggf. Empfehlungen für alternative Lösungen auszusprechen. Auch der Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für den Datenschutz kommt eine hohe Bedeutung zu.
Auch wenn keine Pflicht zur Bestellung besteht, empfiehlt es sich, einen Mitarbeiter als Datenschutzexperten fortzubilden. „Die Sensibilität von Kunden für den datenschutzkonformen Umgang mit ihren Daten nimmt spürbar zu. Hierauf sollten sich die Betriebe einstellen“, so Schwannecke.
Schon jetzt müssen vor allem Betriebe der Gesundheitshandwerke den Datenschutz sehr ernst nehmen. Die Datenschutzgesetze klassifizieren Gesundheitsdaten als sensible und deshalb als besonders schutzwürdige Daten. Die Anforderungen an die Verarbeitung solcher Gesundheitsdaten von Kunden sind deshalb höher als bei anderen Handwerksbetrieben.
Auch allgemein müssen datenschutzrelevante Betriebsabläufe künftig anders dokumentiert werden. Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung wurde das bestehende nationale Recht moderat weiterentwickelt. Eine wichtige Neuerung betrifft etwa das Transparenzgebot: Kunden müssen künftig bei Erhebung von Daten zahlreiche Informationen zur Verfügung gestellt werden. Diese reichen von Angaben der Kontaktdaten bis hin zu Ausführungen über die Zwecke der Datennutzung. Die europäischen Vorschriften treten ab Mai 2018 in Kraft und sind künftig in der Datenschutz-Grundverordnung selbst nachzuschlagen.
Wer hilft bei Nachfragen?
Zuständig für die Unterstützung und Beratung in Datenschutzfragen sind die Datenschutzbehörden der Bundesländer. Bevor die Aufsichtsbehörde, ein privater Datenschutzdienstleister oder ein spezialisierter Rechtsanwalt kontaktiert werden, empfiehlt es sich, zunächst bei seiner Innung oder der Handwerkskammer Rat zu suchen. Die Handwerksorganisationen sind mit den Strukturen und typischen Betriebsabläufen von Handwerksbetrieben vertraut und bieten praxisgerechte Lösungen.