Ab 1. Februar akzeptieren Banken Überweisungen und Lastschriften nur noch im SEPA-Format. Für alle Betriebe, die das Thema noch nicht angegangen sind, gilt: „Jetzt Checkliste erstellen und sofort abarbeiten.“ Hausbank und Handwerkskammer helfen. Alle Informationen zur Umstellung im Doppel-Interview von ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke und Bundesbank-Vorstand Carl-Ludwig Thiele mit den Handwerkszeitungen.

Im August hatte erst jedes fünfte deutsche Unternehmen mit den Vorbereitungen auf die SEPA-Umstellung begonnen. Wie sind vor allem die kleinen und mittleren Unternehmen des Handwerks inzwischen auf die Umstellung vorbereitet? Handeln sie jetzt oder schieben die Betriebe das Thema in den Dezember und Januar?

Schwannecke: Die Sensibilität für das Thema SEPA und Kenntnisse der damit verbundenen Umstellungen sind deutlich gestiegen.

Thiele: Ich stimme Herrn Schwanneke zu, möchte jedoch betonen, dass Sensibilität nicht ausreicht, sondern unbedingt gehandelt werden muss. Einigen Unternehmen scheint die Dringlichkeit leider immer noch nicht vollends bewusst zu sein. Denn teilweise scheinen manche Unternehmen fälschlicherweise anzunehmen, SEPA betreffe nur grenzüberschreitende Zahlungen. SEPA gilt auch für inländische Zahlungen und die machen in der Regel den Großteil der Zahlungen eines Unternehmens aus.

Wo können die Unternehmen sich informieren, was noch zu tun ist?

Thiele: Erster und wichtigster Ansprechpartner bei der SEPA-Umstellung ist die Hausbank. Auch die Bundesbank stellt Informationen zu SEPA zur Verfügung, beispielsweise auf www.sepadeutschland.de  .

Schwannecke: Die Betriebsberater der Handwerkskammern und die einschlägigen Informationskanäle der Fachverbände des Handwerks stehen ebenfalls zur Verfügung. Darüber hinaus lohnt sich der Blick ins Internet, gerade auch auf die Seiten der Verlage unserer Handwerkszeitungen.

Wissen die Unternehmen, dass sie unbedingt ihre Geschäftspapiere und eventuell auch die im Betrieb genutzte Software anpassen müssen? Wird der Umstellungsaufwand vielleicht unterschätzt? Steuerberater z.B. warnen, dass es durch die SEPA-Umstellung zum Jahreswechsel in ihren Kanzleien zu Engpässen kommen könnte.

Schwannecke: Wenn alle zum gleichen Zeitpunkt umstellen wollen, sind Engpässe unvermeidlich. Daher informieren die Handwerksorganisationen jetzt so intensiv und umfänglich über dieses Thema. Wir empfehlen, sich eine Checkliste zu erstellen und diese unverzüglich abzuarbeiten.

Thiele: Das verbleibende Zeitfenster für die SEPA-Umstellung wird immer kleiner. Daher appelliere ich an alle, die Umstellung so schnell wie möglich anzugehen. Eventuell benötigte externe Beratungskapazitäten, beispielsweise auch von IT-Dienstleistern, können sicherlich knapp werden, je näher der Stichtag rückt.

Wird es tatsächlich erforderlich, dass alle Unternehmen beim Banking auf Onlineverfahren umsteigen müssen, weil viele Banken zeitlich mit dem Start von SEPA keine Zahlungen mehr auf Datenträgern oder Papier annehmen wollen? So jedenfalls berichtet die DATEV.

Schwannecke: Die Einreichung belegloser Daten per Diskette wird künftig tatsächlich nicht mehr möglich sein; bei elektronischer Datenübermittlung muss das ISO 20022 XML-Format genutzt werden. Überweisungen in Papierform können auch künftig eingereicht werden. Dafür sind neue, SEPA-gängige Formulare erforderlich.

Thiele: SEPA ermöglicht eine vollautomatisierte Abwicklung von Zahlungen an der Schnittstelle zwischen dem Unternehmenskunden und dem Zahlungsdienstleister. Auch eine Onlineschnittstelle trägt hierzu bei und macht den Zahlungsverkehr wesentlich effizienter.

Was ist mit den Betrieben, die im Februar noch Rechnungen oder Überwei-sungsträger ohne internationale Banknummer ausstellen. Erhalten Sie dann tatsächlich kein Geld?

Schwannecke: In der Tat müssen Unternehmen Probleme im Zahlungsverkehr fürchten, wenn die neuen Kontokennzahlen auf Rechnungen, Geschäftsbriefen und Überweisungsformulare nicht vermerkt sind.

Thiele: Sollten Unternehmen unzureichend auf die SEPA-Umstellung vorbereitet sein – hierzu zählt neben der technischen Umstellung auch das Anpassen von Geschäftsprozessen –, können falsch oder verspätet abgewickelte Zahlungen im Extremfall in Unternehmen zu Liquiditätsengpässen führen. Im Übrigen nicht nur bei denjenigen, die bei der SEPA-Umstellung hinterherhinken, sondern auch bei deren Geschäftspartnern oder Kunden.

Der Präsident der Handwerkskammer Düsseldorf Prof. Dr. h.c. Wolfgang Schulhoff kritisiert in einem Interview die mangelnde Unterstützung durch die Politik. Die Bundesregierung hätte den Umstellungszeitraum längerfristig ausgestalten müssen. Sehen Sie das auch so?

Schwannecke: Ein längerer Umstellungszeitraum wäre auch aus meiner Sicht wünschenswert gewesen. Die Bundesregierung hat mit dafür gesorgt, dass bestehende Einzugsermächtigungen auch für Einzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren genutzt werden können, ohne dass neue Lastschriftmandate eingeholt werden müssen. Allerdings hätte ich mir gerade vor dem Hintergrund der kurzen Fristsetzung eine medienwirksame Informationskampagne von Politik und Kreditwirtschaft gewünscht, wie wir sie zur Euro-Einführung erlebt haben. Denn Informationen zum Thema Umstellung in einem wichtigen Lebensbereich müssen schon sehr lang anhaltend und sehr laut sein, sowie von sehr vielen Seiten kommen, bevor sie von allen wahrgenommen werden.

Thiele: Bei der Diskussion über die vermeintlich kurze Fristsetzung darf nicht vergessen werden, dass die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift bereits seit 2008 bzw. 2009 am Markt sind. Außerdem ist die europäische SEPA-Verordnung seit Ende März 2012 in Kraft. Seitdem steht der 1. Februar 2014 als Auslauftermin für die nationalen Verfahren unumstößlich fest.
Die Bundesbank hat seit Anfang 2012 verschiedene Maßnahmen ergriffen, um über SEPA zu informieren. Hierzu zählt unter anderem die Website www.sepadeutschland.de  , die Entwicklung eines SEPA-Flyers mit einer Auflage von rund 12 Mio. Exemplaren und regelmäßige Presseveröffentlichungen. Um auch das Bewusstsein für SEPA in der breiten Öffentlichkeit weiter zu stärken, hat die Bundesbank Ende September dieses Jahres eine SEPA-Informationskampagne gestartet.

Warum ist es so wichtig, rechtzeitig auf die neuen die Verfahren des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums umzustellen?

Schwannecke: Zum 1. Februar 2014 muss alles rundlaufen, damit Überweisungen und Lastschriften weiter ohne Brüche erfolgen kann. Die Umstellung braucht daher einen hinreichenden Vorlauf.

Thiele: Unternehmen dürfen nicht bis zur letzten Minute zu warten. Denn je nach Bedeutung der Lastschrift für das jeweilige Unternehmen kann der Umstellungsaufwand gewaltig sein. Nicht nur die Software muss neu ausgerichtet werden. Auch Prozessabläufe müssen angepasst werden. All das kostet Zeit und sollte auch mit Blick auf die wenigen verbleibenden Monate bedacht werden.

Gibt es überhaupt Unternehmen in Deutschland, die sich nicht mit SEPA be-schäftigen müssen?

Schwannecke: In Deutschland gelten die neuen SEPA-Zahlverfahren für alle Unternehmen, Organisationen und Vereine sowie für Privatpersonen, die über ein Konto verfügen oder Zahlungen unbar auf ein Konto leisten wollen.

Raten Sie Unternehmen, die das Lastschrifteinzugsverfahren nicht nutzen, trotzdem eine Gläubiger-Identifikationsnummer zu beantragen?

Schwannecke: Betriebe, die ihren Kunden das Lastschriftverfahren nicht anbieten und dies auch für die Zukunft nicht planen, benötigen keine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Betriebe sollten in der verbleibenden Zeit die SEPA-Umstellung gleichwohl angehen.

Thiele: Und wer als Unternehmer in Zukunft doch das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen möchte, kann dann selbstverständlich immer noch eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen, ganz einfach online unterwww.glaeubiger-id.bundesbank.de  .

Nach einer Studie von ibi research an der Universität Regensburg und Bitkom haben 22 Prozent der befragten Unternehmen heute noch immer nur eine vage Ahnung, was SEPA ist, oder sogar noch nie etwas davon gehört. Woran liegt das?

Schwannecke: Zur Zeit der Umfrage mag die Zahl gestimmt haben. Die Unternehmen sind jedoch immer besser über SEPA informiert, gerade auch im Mittelstand. Kreditinstitute, sowie Kammern und Verbände stellen ja ihren Mitgliedsunternehmen verstärkt zielgerichtete Informationen zur Verfügung.

Wird es möglicherweise doch noch einmal eine Übergangsfrist über diesen Termin hinaus geben?

Schwannecke: Die Umstellung beruht auf europarechtlichen Vorgaben, die keinerlei weitere Übergangsfristen vorsehen. Daher ist es ja so wichtig, über die Umstellung national intensiv aufzuklären.

Thiele: Bis zum 1. Februar 2014 muss die Umstellung in Unternehmen vollzogen sein. Dies ist Gesetz und wird auch nicht geändert. Es gibt keinen „Plan B“! Lediglich für Privatkunden gilt bis 1. Februar 2016 noch eine Übergangsfrist. Während dieser Übergangsfrist können die Kreditinstitute Privatpersonen anbieten, Kontonummer und Bankleitzahl sicher und kostenlos in IBAN und BIC zu konvertieren, sodass Privatpersonen vorübergehend noch die Kontonummer und Bankleitzahl für Inlandsüberweisungen nutzen können. Weiterhin besteht eine Ausnahmeregelungen für das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) bis zum 1. Februar 2016. Beim Elektronischen Lastschriftverfahren wird an der Ladenkasse mittels einer Zahlungskarte eine Einzugsermächtigung generiert, die der Kunde unterzeichnet.

Welche Umstellungen müssen Unternehmen genau vornehmen?

Schwannecke: Einige wichtige Punkte: In den Geschäftspapieren sind die Angabe zur  (bisherigen) Kontonummer und (bisherigen) Bankleitzahl auf die neuen SEPA-Formate IBAN und BIC umzustellen. Wird spezielle Software – z.B. für die Rechnungslegung, Buchführung, Lohn- und Gehaltszahlungen, Zahlungen der Sozialversicherungsbeiträge oder für das Onlinebanking –  genutzt, ist sie auf ihre SEPA-Fähigkeit hin zu prüfen, denn SEPA-Lastschriften und -Überweisungen haben ein spezifisches Datenformat (XML ISO 20022). Nur in diesem Datenformat nehmen Hausbanken die Zahlungsdaten entgegen. Updates oder gar ein Programmwechsel sind ggfs. notwendig. Auch die Stammdaten für Kunden und Geschäftspartner müssen geändert werden, also die Umstellung der Kontodaten von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC. Hier sollte die eigene Hausbank frühzeitig um Unterstützung gebeten werden. Denn die Kreditwirtschaft bietet zur Konvertierung der Kontodaten verschiedene Lösungen an.

Thiele: Eine abschließende Aufzählung aller notwendigen Schritte ist aufgrund der vom einzelnen Unternehmen abhängigen Eigenheiten nicht möglich. Kreditinstitute bieten hierfür oftmals so genannte SEPA-Checklisten an und sollten der erste Ansprechpartner bei der SEPA-Umstellung sein. Folgende Schritte sind jedoch beispielsweise zwingend notwendig, um die SEPA-Lastschrift nutzen zu können: Das Unternehmen muss bei der Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen (www.glaeubiger-id.bundesbank.de  ). Bevor Beträge per Lastschrift im SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden, muss der Zahlungsempfänger von seiner Hausbank außerdem für das Verfahren zugelassen werden. Dies geschieht im Rahmen einer Inkassovereinbarung – also einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften – mit dem eigenen, kontoführenden Kreditinstitut.
Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden. Es ist also erfreulicherweise nicht nötig, für die SEPA-Basislastschrift neue Mandate einzuholen – außer es liegt noch gar keine Einzugsermächtigung vor (wie z.B. bei Neukundinnen und Neukunden). Allerdings muss der Lastschrifteinreicher (das Unternehmen) den Zahler (den Kunden, den Geschäftspartner) vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über den Wechsel von der Einzugsermächtigung auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz informieren. Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. Auftragsnummer oder Kundennummer).
Unternehmen müssen bei neuen Vertragsabschlüssen nach dem 1. Februar 2014 immer SEPA-Lastschriftmandate verwenden. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate (SEPA-Basislastschriftmandat und SEPA-Firmenlastschriftmandat) erhalten sie bei Ihrer Hausbank.
Für SEPA-Firmenlastschriften, die das bisherige Abbuchungsauftragsverfahren ersetzen, muss immer ein neues SEPA-Firmenlastschriftmandat eingeholt werden. Weitere Informationen zur SEPA-Umstellung stehen auch aufwww.sepadeutschland.de  .

Ist es für die Unternehmen mit der Systemumstellung getan oder müssen sie für das neue Verfahren eine Testphase einplanen?

Schwannecke: In jedem Fall sollte eine hinreichend lange Testphase fest eingeplant werden, damit zum Starttermin dann auch alles richtig funktioniert. Das gilt insbesondere für die Einbindung von Zahlungsverkehrssoftware, die reibungslos mit den übrigen verwendeten Programmen zusammenarbeiten muss. Bislang fehlende Software-Updates bei einigen Anbietern oder aber ständig neue Update-Lieferungen anderer Anbieter, deren Integrationsfähigkeit in die eigenen Prozesse geprüft werden müssen, erschweren die Umstellung der Unternehmen und machen eine Testphase unabdingbar.

Thiele: Neben dem Test der unternehmensinternen Software sollten Unternehmen bei ihrer Hausbank auch SEPA-Testzahlungen einreichen, um mögliche Abwicklungsfehler frühzeitig zu erkennen.

Was sind die wesentlichen Unterschiede von SEPA zum herkömmlichen Zahlungssystem in Deutschland, das zum 1. Februar 2014 abgeschafft wird?

Thiele: Die Umstellung auf SEPA ist ein tiefgreifender Wandel für den deutschen Zahlungsverkehr. Seit fast vierzig Jahren nutzen wir in Deutschland für Überweisungen und Lastschriften ein und denselben technischen Standard. Dieser deutsche Standard für die Datenformate von Überweisungen und Lastschriften unterscheidet sich deutlich vom Standard anderer Länder in Europa. Mit SEPA wird eine ganz neue Epoche im Zahlungsverkehr eingeleitet, die einen gemeinsamen Markt in Europa für bargeldlose Euro-Zahlungen schaffen wird. Insofern ist der entscheidende Unterschied zwischen den nationalen Zahlverfahren und SEPA, dass die unterschiedlichen nationalen technische Formate und Verfahrensweisen auf einen einheitlichen europäischen Datenstandard und einheitliche Verfahrensregeln gehoben werden. Hieraus ergeben sich die Änderungen bei Überweisungen und Lastschriften.

Schwannecke: An die Stelle der bisherigen Kontonummer tritt die neue Kontenkenn-zeichnung IBAN, die neben der unveränderten Kontonummer und Bankleitzahl auch die Länderbezeichnung, zum Beispiel DE für Deutschland, und eine zweistellige Prüfziffer enthält. Dazu kommt die Institutskennzeichnung BIC, die die bisherige Bankleitzahl ersetzt. Diese neuen Daten müssen beispielsweise auch den Geschäftspartnern bekannt gemacht werden und grundsätzlich bei SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften angegeben werden. Die SEPA-Überweisung löst die herkömmliche Überweisung sowohl bei inländischen als auch bei grenzüberschreitenden Zahlungen ab.

Die bisherigen Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge werden durch neue SEPA-Lastschriftverfahren ersetzt: die SEPA-Basis-Lastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift. Während die Basislastschrift gegenüber Verbrauchern und Unternehmen nutzbar und mit einem Erstattungsrecht von 8 Wochen versehen ist – liegt kein gültiges SEPA-Mandat vor, verlängert sich diese auf 13 Monate –, steht die SEPA-Firmenlastschrift lediglich im B2B-Bereich zur Verfügung und sieht keine Widerspruchsmöglichkeit des Zahlungspflichtigen vor, sofern ein gültiges Mandat vorliegt.

Warum betrifft SEPA auch den inländischen Zahlungsverkehr?

Thiele: Ein Parallelbetrieb von nationalen und europäischen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften, wie er derzeit noch besteht, ist aus betriebs- und volkswirtschaftlicher Sicht äußerst ineffizient. Mit SEPA werden Überweisungen und Lastschriften in ganz Europa technisch einheitlich und damit schnell abgewickelt. Zahlungsaufträge werden umgehend ausgeführt und spätestens am nächsten Tag dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben. Dies schafft einen enormen Liquiditätsvorsprung für Unternehmen. SEPA ist insgesamt ein weiterer Schritt auf dem Weg zu einem funktionierenden europäischen Binnenmarkt und ein wichtiger Beitrag zur globalen Wettbewerbsfähigkeit von Europa, dem stärksten Wirtschaftsraum der Welt.

Rechnen Sie zum 1. Februar 2014 mit technischen Umstellungsschwierigkeiten – ähnlich wie sie bei der Jahrtausendwende befürchtet wurden?

Schwannecke: Der Schreckens-Hype um die Y2K-Umstellung war seinerzeit absolut übertrieben. Mit rechtzeitiger Umstellung in Unternehmen und Finanzinstituten könnte SEPA ebenfalls ohne nennenswerte Probleme eingeführt werden. Allerdings hören wir aus Unternehmerkreisen, dass die konkrete Befassung mit den Umsetzungsmaßnahmen durchaus mit Hindernissen verbunden ist. Denn je näher der Termin rückt, umso bedeutender wird die Lösung von Detailproblemen und Einzelfragen, zu der die Unternehmen rechtsverbindliche Aussagen seitens der Kreditwirtschaft benötigen. Doch gerade hierzu häufen sich Beschwerden unserer Betriebe über unzureichende und zum Teil widersprüchliche Beratungen.

Thiele: Bei einem technischen Großprojekt wie der SEPA-Umstellung lassen sich Reibungsverluste leider selten vermeiden. Es kann daher tatsächlich passieren, dass Zahlungen verspätet abgewickelt werden, wenn Unternehmen nicht ausreichend auf SEPA vorbereitet sind. Doch eine Kumulation in einem so großen Ausmaß, dass es zu nachhaltigen volkswirtschaftlichen Schäden kommt, halte ich für Schwarzmalerei. Denn die Vorbereitungen auf SEPA laufen in vielen Unternehmen unter Hochdruck, bei den Banken sind die SEPA-Verfahren grundsätzlich betriebsbereit und das Umstellungsszenario ist klar festgelegt. Und wer sich von seiner Hausbank in Sachen SEPA nicht richtig beraten fühlt, sollte sich im Zweifel bei der Geschäftsführung beschweren oder sich an die zuständigen Verbände der Kreditwirtschaft wenden.

Quelle: ZDH